Capacitación en Gestión Documental Alcaldía Distrital de Buenaventura
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- Publicado: 2022-11-15 16:41:55
- Actualizado: 2022-11-15 16:47:56
Dentro de ciclo de capacitaciones que viene realizando la Dirección de Recursos Humanos y Servicios Básicos de la Alcaldía Distrital, a través del SENA se gestionaron en el mes de mayo a julio de 2022 dos ciclos de formación en Gestión Documental a servidores públicos de la Administración el cual tuvo una duración de 40 horas.
Esta formación fue muy importante dado a que se hizo énfasis en la importancia de los archivos y documentos los cuales son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores.
También se tocaron temas acerca de:
- Conservación de documentos valiosos
Es una de sus funciones principales, identificar y mantener los documentos que resultan imprescindibles para la compañía. Se deben salvaguardar de la manera correcta y asegurar su permanencia en el tiempo.
Recuperar información
Poder recuperar información de transacciones anteriores de la empresa es fundamental para seguir un criterio posterior y poder evaluar su éxito. Conocer el pasado y tenerlo documentado ayuda a mejorar el futuro.
Definir tiempos de guardado
Al igual que resulta importante la conservación de determinados documentos se debe fijar el tiempo por los que otros resultan prescindibles. No es necesario almacenarlo todo por un tiempo indefinido.
Eliminación de archivos
Conocer la manera y la forma en la que se deben destruir los archivos obsoletos es parte de esta disciplina. Es importante saber que documentos resultan ya irrelevantes y por lo tanto pueden ser eliminados.
Los cursos se dictaron uno en las instalaciones del EPA y el otro en COMFENALCO, asistieron 30 personas a cada uno.
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